Nós da Geração f5 somos especialistas em gestão de pessoas, entretanto, esse ano, com as incertezas do mercado e pedidos de clientes, mergulhamos no tema, um passo importante, para acelerar os resultados. Assim nesse primeiro artigo, vamos abordar o fluxo de caixa, essencial para que o negócio se mantenha aberto e operando, afinal, a falta deste controle é um dos fatores que levam os negócios a fecharem nos primeiros anos de vida.Você vai aprender os conceitos fundamentais, o que é importante para compor o fluxo de caixa, como fazer, vantagens, principais erros e algumasdicas para deixa-lo organizado.  

Gerenciar tudo que entra e sai de dinheiro da sua empresa é fundamental para que ela viva, sobreviva frente aos novos cenários que estamos passando, e para tal, um dos instrumentos essenciais é o fluxo de caixa. É por meio dele que você gestor pode apreender com facilidade todas as suas movimentações financeiras, com isso, poderá tomar decisões mais assertivas, tanto de forma imediata como futura.

Recomenda-se, quanto mais detalhado for o seu fluxo de caixa melhor, e se for diário, facilita mais ainda. Neste documento, nada de arredondar números.

Porém, antes de abordar os elementos que compõem o fluxo de caixa, devemos deixar alguns conceitos bem claros, que irão te auxiliar durante toda a leitura deste artigo e na construção do seu fluxo de caixa. Vamos a eles:

Conceitos Fundamentais:

Existem alguns conceitos fundamentais nesse mundo sobre finanças e trouxemos os principais para que você gestor possa fazer e entender o seu fluxo de caixa.

Fluxo de Caixa: Se refere a todas as movimentações financeiras de uma conta (podendo ser bancária ou caixa), logo os investimentos também entram no fluxo de caixa.

Gastos: São todas as saídas de dinheiro da empresa, que podem ser divididas em custo e despesa.

Custo: São todos os gastos atrelados à atividade fim da sua empresa e relacionados a produção.

Despesa: são divididas em administrativas (correio, papelaria, telefone, salários, internet, etc), comerciais (comissão de vendedores e custos relacionados ao marketing) e financeiras (multas, IOF e juros).  Além disso, pode existir o setor “Outras Saídas”, que vai contemplar pagamento de juros ou tributos.

Ao mesmo tempo, é fundamental diferenciar o regime de caixa e regime de competência, já que é comum confundir os dois. Todas as movimentações financeiras de uma empresa geram registros (lançamentos) contábeis e financeiros. Estes eventos podem ser uma entrada (venda) ou uma saída (gastos). Todas as movimentações devem ser registradas pela contabilidade e pelo financeiro da empresa.

A contabilidade é a responsável pelo regime de competência, que está relacionado ao faturamento de uma venda ou custo de um produto vendido, por exemplo. Já o regime de caixa, se preocupa com o recebimento e pagamentos de contas, tendo como base os prazos acordados, bem como todas as saídas de dinheiro da empresa.

Outra informação importante, é que no regime de competência os lançamentos das receitas e despesas pertencem ao período em que ocorrerem, enquanto no regime de caixa os lançamentos são realizados na data em que efetivamente houve alteração no caixa da empresa, conforme o exemplo abaixo:

A sua empresa realizou uma compra de R$ 16.000,00 em mercadorias para o estoque e foi acordado que os pagamentos seriam realizados em 30-60 dias após o recebimento da mesma, que ocorreu no mês de junho. O registro no regime de competência constará apenas a entrada de R$ 16.000,00 em mercadoria no mês de junho e no regime de caixa, teremos as duas saídas de R$ 8.000,00 para os meses de julho e agosto.

As empresas operam com os dois regimes simultaneamente, já que possuem propósitos diferentes e acabam se complementando. Afinal, o regime de competência está relacionado com o DRE da empresa, que apura a lucratividade da operação, enquanto o regime de caixa se relaciona com o fluxo de caixa, que se compromete em organizar todas as entradas e saídas de dinheiro do negócio.

O que é importante para compor o fluxo de caixa

Fundamental, o seu fluxo de caixa deve ser um reflexo da realidade do caixa da sua empresa e, para isso, existem alguns elementos que você deve prestar bastante atenção e analisar com cuidado no momento da inserção no seu fluxo de caixa, são eles:

Contas a receber: Todas as entradas de dinheiro devem ser registradas no seu fluxo de caixa e vincular ao faturamento das notas fiscais, para que você possa entender exatamente quais receitas estão vinculadas a este recurso financeiro. Por exemplo, se você vendeu e irá receber em 30-60-90, no fluxo de caixa esta informação será transcrita nas entradas com os mesmos prazos, ou seja, 30-60-90.

Contas a pagar: As saídas de caixa, seguirão a mesma lógica, se você comprou insumos e irá pagar em 60 dias, esta informação será colocada no fluxo de caixa, como uma saída, para o dia que você irá realizar o pagamento efetivamente.

Financeiro: Esse setor responsável por controlar e direcionar os recursos financeiros de uma empresa, ou seja, ele realiza o controle diário de todas as entradas e saídas de dinheiro, assim como, os saldos de cada conta bancária, conta física ou aplicações de empresa. Outra responsabilidade desse setor é identificar através do fluxo de caixa a necessidade de captação de recursos financeiros.

Como fazer um fluxo de caixa

Agora é a hora de colocar a mão na massa e aprender o passo a passo para que você possa ter um fluxo de caixa perfeito, sem furos e que reflita o caixa da sua empresa.

Para facilitar e garantir que você acompanhe todos os passos, iremos separar este conteúdo em 4 passos: saldo inicial, entradas, saídas e saldo final.

Passo 1: Saldo inicial  

Para ter uma gestão financeira rigorosa, o primeiro passo, é saber o quanto de dinheiro que a empresa tem em caixa. Para isso, você vai precisar realizar um levantamento de todas as contas que você trabalha, que podem ser em dinheiro (caixa na empresa) e as contas em banco.

Com isso, você gestor poderá  visualizar de forma rápida e fácil o quanto sua empresa tem disponível e assim, unificar todas as suas movimentações financeiras e será muito mais fácil realizar os controles que a sua empresa necessita.

O próximo passo é classificar as suas entradas e saídas. Estas informações serão muito úteis no futuro, quando você quiser analisar as origens mais relevantes de recursos ou quais os custos poderão ser reduzidos ou cortados.

Passo 2: Entradas

As suas entradas podem ser classificadas em operacionais e não operacionais. As entradas operacionais estão relacionadas com os valores que entram em seu caixa pelas vendas de produtos ou serviços, ou seja, a sua atividade fim.

Já as entradas não operacionais são todas as entradas financeiras que não tem relação com a sua atividade fim, por exemplo, a venda de algum bem da empresa, como um automóvel ou algum equipamento.

Agora você precisa registrar, diariamente, todos os pagamentos recebidos (à vista ou a prazo), as contas a receber e qualquer outra possível entrada de dinheiro. Além disso, informe sempre a data exata em que a transação aconteceu ou vai acontecer.

Passo 3: Saídas

Em relação às saídas de caixa, elas também são subdivididas em operacionais e não operacionais. Saídas operacionais relacionam-se a todos os custos e despesas que mantém a sua operação funcionando, como folha de pagamento, água, energia, entre outros.

Já as não operacionais são o inverso, ou seja, todos os gastos que você teve que não tem relação com a sua atividade fim, ou seja, pagamento de juros e multas podem ser classificadas como saídas não operacionais.

Aqui você também precisa realizar os registros das saídas de caixa diariamente e na data exata em que ocorreu seja o valor estimado ou fixo, o importante aqui é anotar todas as contas. Com isso, podemos passar para o nosso último passo, o saldo final de caixa.

Passo 4: Saldo

Continue acrescentando todos os novos lançamentos (entradas e saídas) que podem surgir e corrija os valores que sofreram alguma alteração, como por exemplo aquela conta de luz com valor estimado. A diferença entre as entradas e saídas de dinheiro será o saldo do seu caixa, ou seja, quanto você tem para operar.

Vantagens do fluxo de caixa

O fluxo de caixa visa demonstrar e projetar, em períodos futuros, o resultado financeiro em regime de caixa, e não contábil, sendo uma das mais importantes ferramentas de gestão financeira para seu negócio.

Poderoso instrumento gerencial, o fluxo de caixa pode ser usado na antecipação de problemas de liquidez e endividamento, rentabilidade, lucratividade e eficácia empresarial.

Sendo mais especifico, entender o cálculo das entrada e a saída de recursos financeiros, controle de gastos, conhecer a sua necessidade de ter capital de giro, identifica  a data mais adequada para realizar investimentos e repor produtos em estoque, avaliar a política de recebimentos e prazos para pagamentos.

Existe uma infinidade de possibilidades, mas o ideal é que você tenha um sistema que faça o controle das contas a pagar e a receber, a projeção de vendas e o perfil de entradas de recursos financeiros.

Principais erros

É fundamental controlar todas as entradas e saídas financeiras do seu negócio, mas, se você não está conseguindo controlar, pode ser que esteja cometendo alguns erros. Os mais comuns no fluxo de caixa são:

Falta de categorias: Não dividem seus lançamentos em categorias, desta forma, fica mais difícil identificar, por exemplo, onde a empresa gasta mais e até como seria possível reduzir custos.

Não acompanhar diariamente: O fluxo de caixa é uma ferramenta que requer um acompanhamento diário, pois ele permite uma visão atual para que se possa planejar os próximos passos.

Lançar apenas às vendas e não os recebimentos: Muitos gestores acabam se empolgando ao realizarem às vendas e registram logo no fluxo de caixa, mas, o que deve ser registrado são as receitas, ou seja, aquilo que efetivamente entrou de dinheiro no caixa. Assim, se você vendeu em três vezes, irá lançar os recebimentos em três vezes, e o mesmo raciocínio deve ser feito para os pagamentos.

Por último, seja realista, ou seja, com o acompanhamento diário que o empresário vai aprendendo como o negócio se comporta mês a mês poderá se preparar para períodos de baixa. Isso só acontece se os dados usados estiverem de acordo com a realidade.

4 dicas para deixar o seu Fluxo de Caixa organizado

Como você observou nesse artigo, é fundamental manter o fluxo de caixa atualizado, certo? Mas também é necessário organizá-lo, para que você não corra o risco de não conseguir fazer uma boa gestão financeira da sua empresa.

Por isso, separamos 4 dicas essenciais para que o seu fluxo de caixa fique organizado e possibilite um entendimento rápido e decisões assertivas.

1ª Defina um período de análise:

É essencial definir um período para iniciar o fluxo de caixa, fazer o fechamento e abrir um novo. Isso varia de acordo com o tipo de negócio, mas, caso não haja nenhuma especificidade, você pode adotar o padrão de 30 dias. Isso porque a maior parte das despesas fixas e receitas se renova a cada mês.

2ª Categorize todas as movimentações:

O ideal é registrar as movimentações financeiras diariamente, indicando, de forma distinta, os ganhos e gastos. Além disso, agrupe os termos de acordo com categorias, como “material de escritório”, “produtos de limpeza”, “serviços”, “contas de consumo”, entre outros. Dessa forma, você sabe qual é o fator que provocou aquela movimentação no orçamento. Isso permite que haja um controle mais efetivo dos custos, despesas e rendimentos da corporação.

3ª Utilize um software de gestão:

O volume de informações depositadas em um fluxo de caixa é realmente grande e mantê-las ordenadas parece uma tarefa difícil. As planilhas, a princípio, ajudam, mas há um momento em que elas não dão mais conta de acompanhar os registros. Por isso, o ideal é contar com um software para o acompanhamento do fluxo de caixa. Além disso, você pode gerar gráficos acerca do desempenho financeiro corporativo.

4ª Faça projeções:

Uma das vantagens do fluxo de caixa é que ele permite fazer a projeção das movimentações financeiras para um período futuro. Assim, a sua empresa pode sistematizar os ganhos, os custos e as despesas, alinhando os planejamentos às metas do empreendimento. Com uma boa programação, é possível garantir o cumprimento das obrigações e a canalização de recursos para serem utilizados da melhor forma possível as sobras de caixa, seja com investimentos ou gastos.

Conclusão

Por fim, essa ferramenta, fluxo de caixa é utilizada por gestões de pequeno, médio e grande porte. Mas você, nosso leitor, sabe o porquê disso? Pois bem, quem conhece esse conceito evita dores de cabeças no planejamento financeiro e consegue ter mais tempo para se preocupar com aquilo que realmente importa. Ao ler este artigo, você aprendeu um pouco mais sobre o assunto e está preparado para superar obstáculos em sua rotina.

Esperamos que a leitura tenha sido útil e te ajude a aplicar a ferramenta no seu dia a dia, caso você ainda não tenha aderido a mesma.

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